cuestionario 2

1.- ¿Cómo se publica una tabla (publish table)?

R= Access publica atreves de internet Explorer un nuevo componente de formulario

2.- ¿Cómo trabaja el filtro avanzado (advanced Filter)?

R= Permite establecer parámetros personalizado al momento de filtrar una tabla

3.- ¿Cómo se reemplazan datos (Replace data)?

R= Se seleccionan el registro y lo arrastras con clic derecho sueltas y reemplazas.

4.- Formato (format) que se le puede dar a una tabla:

R= Las dos son correctas

5.- Proceso para mostrar y ocultar columnas (show and hide columns):

R= Menú contextual, mostrar u ocultar campos

6.- Proceso para inmovilizar y movilizar columnas (immobilize and mobilize columns):

R= Menú contextual, inmovilizar o liberar campos

7.- ¿Qué es exportar (export)?

R= Se encarga de enviar datos de Access a otros programas

8.- ¿Qué hace la opción vincular (link option)?

R= Genera un enlace de base de datos al programa de Access

9.- ¿Qué hace la opción importar (import option)?

R= Se encarga de extraer bases de datos de otros programas o de Access a este mismo.

10.- ¿Cuáles son los tipos de ordenamientos (sort)?

R= Ascendente, Descendente o Sin ordenar.

11.- ¿Qué diferencia hay entre filtro por selección (filter by selection) y formulario?

R= Te entrega información especifica de cualquier campo / Te entrega datos múltiples tantos criterios apliques

12.- ¿Tipos de filtro (types of filters)?

R= Filtro por selección, filtro por formulario, filtro avanzado/ordenar.

13.- ¿Qué es un filtro (filter)?

R= Regla de Access que permite la selección de información

14.- ¿Cómo se inserta una imagen (add images) en la tabla?

R= Menú contextual, sobre la celda, insertar objeto, crear desde archivo, seleccionar imagen aceptar

15.- ¿Qué utilidad tiene analizar tabla (analyze table)?

R= Se encarga de analizar tablas si esta contiene datos duplicados, divide la tabla generando una división de las tablas necesarias de la misma.

16.- ¿Con que extensión se guardan las imágenes incrustadas en la tabla (embed images in the table)?

R= BMP

17.- ¿Cuáles son los tipos de relaciones de tablas (types of table relationships)?

R= Uno a uno, uno a varios, varios a varios

18.- ¿Qué es la integridad referencial (Referential Integrity)?

R= Es un sistema de reglas que utilizan la mayoría de las bases de datos relacionales para asegurarse que los registros de tablas relacionadas son válidos y que no se borren o cambien datos relacionados de forma accidental produciendo errores de integridad

19.- Pasos para crear una relación (create a relationships) de tablas:

R= Herramienta de base de datos, categoría mostrar u ocultar, relaciones, agregar tablas, generar relaciones.

20.- ¿Qué son las relaciones (Relationships) de tablas?

R= Es la unión de 2 o mas tablas, por medio de un campo en común que permiten compartir información

cuestionario 1

1.- ¿Qué es una tabla (table) y sus elementos que la componen?
R= tablas, son listas de filas (registros) y columnas (campos). Y la componen nombre de campo, tipo de datos, descripción, propiedades
2.- ¿Cómo acceder a Access (start Access)?
R= Win + r /msaccess
3.- ¿Qué hace la propiedad requerido (required properties)?
R= Cuando un campo es requerido Access no permite que los usuarios lo omitan durante la entrada de datos (la captura para este campo es obligatorio)
4.- ¿Qué es la máscara de entrada (input mask)?
R= Proporciona una plantilla para ingresar datos de un campo (guiones, paréntesis)
5.- ¿Cuáles son las partes de la tabla en vista diseño (table in desingn View)?
R= Nombre de campo, tipo de datos, descripción, propiedades
6.- ¿Qué es una regla de validación (validation rule)?
R= Son normas que se establecen en las celdas para introducir datos
7.- Menciona 3 propiedades de un campo (field properties):
R= Título, tamaño del campo, formato
8.- ¿Qué son las propiedades de un campo (field properties)?
R= Son una serie de características para tener un control adicional dentro del campo
9.- ¿Cuáles son las características de una llave primaria (primary key)?
R= Campo que establece estructuras determinadas
10.- ¿Cuáles son los tipos de datos (data Types)?
R= Memo, texto, numero, fecha /hora, moneda, si/no, objeto ole
11.- ¿Qué es una llave primaria (primary key)?
R= Es una columna (o combinación de columnas) que contiene un valor que hace referencia a una fila de otra tabla (en algunos casos puede ser la misma tabla).
12.- ¿Qué es un campo y registro (field and record)?
R= Records, es un registro, es una fila, representa a una unidad o elemento y Fields, es un campo, representa una característica individual del registro
13.- ¿Cómo se crea una tabla (create a table)?
R= Ficha crear, categoría tablas
14.- ¿Cuáles son las vistas de una tabla (Table views)?
R= Diseño de tabla y hoja de datos
15.- Objetos (object) que maneja access:
R= Tablas, consultas,informes y formularios.
16.- ¿Cuál es la extensión de Access (Access extensión)?
R= accdb
17.- ¿Cómo se configura la base de datos (configure database)?
R= Archivo/Nuevo/B.Datos en blanco/Nombre del Archivo /Crear
18.- ¿Qué es una base de datos (database)?
R= Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite.
19.- ¿Qué son los gestores de base de datos (database managers)?
R= Es un conjunto de programas que permiten el almacenamiento, modificación y extracción de la información en una base de datos.
20.- ¿Qué es Access?

R= Access es un programa que permite la verificación de datos capturados en una base de datos .

VIDEOS

CREAR BASE DE DATOS
http://www.youtube.com/embed/lWIWLvtt5Ug?rel=0

CREAR TABLAS
http://www.youtube.com/embed/S-EObzDgYXQ?rel=0

TIPOS DE DATOS
http://www.youtube.com/embed/uspM9mhG15g?rel=0

VALIDACIONES
https://www.youtube.com/embed/aUuVOqVRXi8?rel=0

RELACIONES
http://www.youtube.com/embed/e133SDftqpw?rel=0

ANALIZAR TABLAS 
http://www.youtube.com/embed/R5yZ_UxxbrA?rel=0

Crear una base de datos en el  escritorio

Cuando Access genera una base de datos desde cero, es decir sin contenido predeterminado (a diferencia de las plantilla), tendremos que crear cada elemento que la integra de modo manual.

Ahora explicare Paso a paso como generar una base de datos de este tipo.

PASO 1: Ingrese a Access 2013 y en la ventana de inicio rapido, seleccione la opcion Base de datos del escritorio en blanco.

PASO 2: A continuacion, ingrese el nombre que desee asignarle a la base de datos en la opcion Nombre de archivo. Tenga en cuenta que no pueden existir 2 bases de datos con el mismo nombre dentro de una misma carpeta.

PASO 3: Pulse el boton Examinar, que se encuentra a la derecha del nombre asignado, para elegir donde guardar la base de datos, ya sea en el disco duro o en algun medio de almacenamiento extraible.

PASO 4: Para finalizar, haga click sobre el boton Crear, ubicado debajo del nombre asignado a la base de datos.

Tipos de datos

Cada registro que introducimos en una tabla tiene un formato determinado, por eso Access permite definir el tipo de dato que se empleará en cada campo. 

"Cada tipo de dato tiene un formato asociado que influirá al cargar datos en  la tabla"

Las opciones son las siguientes:

• Texto corto: permite registrar hasta 255 caracteres alfanuméricos, es decir que es posible ingresar texto y números que no sean utilizados para un cálculo, por ejemplo, números de teléfono y de documento.
• Texto largo (Memo): Similar a la anterior, pero sin límite en la cantidad de caracteres.
• Número: solo admite números, que pueden ser usados en cálculos, por ejemplo, cantidad de horas trabajadas y cantidad de productos vendidos, entre otras posibilidades.
• Fecha/Hora: se utiliza para registrar fechas y horas, por ejemplo, las fechas de las ventas o los horarios de trabajo de los empleados.
• Moneda: representa valores monetarios, como por ejemplo, salarios, precios de venta, costos, totales.
• Autonumeracion: genera, de manera automática, números enteros correlativos o aleatorios.
• Si/No: genera una casilla en la tabla, que se debe activar para indicar valores positivos o desactivar para valores negativos.
• Objeto OLE: para almacenar archivos, imagenes, sonidos y videos.
• Hipervinculo: vincula archivos y elementos de una base de datos a direcciones URL y de correo electronico.
• Datos Adjuntos: para adjuntar archivos a un campo, por ejemplo, una tabla que posea los datos de los empleados, puede llevar adjunto el curriculum correspondiente, en el registro de cada uno de ellos.
• Asistente para búsquedas: permite generar un menú de opciones, para seleccionar los valores de un campo. Este campo de datos es para valores con poca o ninguna variación, por ejemplo, una lista de sucursales.
  

Que son las Bases de Datos de Access?

Que son las Bases de Datos de Access?

Las actividades productivas y de servicios requieren de un volumen de datos considerable para desarrollarse de manera efectiva, y necesitan que estos se encuentren organizados con relación a la actividad que se desea desarrollar. Por lo tanto, disponer de información relevante, en forma rápida y sencilla, es imprescindible para tomar decisiones acertadas.

Para lograr su correcta y dinámica organización, disponemos de una de las herramientas mas potentes para su manejo: Microsoft Access. Esta aplicación permite gestionar contenido mediante bases de datos (estructura donde se guarda la información de forma organizada), de una manera ágil y completa.

Una base de datos se define como una colección de datos organizados sistemáticamente en formato de tablas. Estas nos permiten generar nueva información a partir de dichos datos y a través de diversos procesos, haciendo uso de campos (columnas) y registros (filas).

Si bien una base puede contener infinitas tablas, es conveniente que definamos previamente su estructura, para no generar datos duplicados. Lo primero que debemos hacer es tomar lápiz y papel y realizar un esquema de las actividades que queremos registrar, teniendo en cuenta la forma de distribución de la información en tablas. Debido a que estas son las elementos mas importantes de una base de datos, gran parte de nuestro trabajo se centrara en su apropiada construcción y posterior mantenimiento.

TABLAS

 Las tablas son los elementos mas importantes que integran una base de datos, ya que permiten ingresar información de manera ordenada y sistemática, ademas de buscarla y editarla posteriormente.

Crear tablas

Para crear tablas debemos ingresar a la ficha de Crear de la cinta de opciones y utilizar los botones del grupo de Tablas. 

Seccionar la opción Diseño de tabla, 

NOTA: La opción Diseño de tabla ademas de generar una tabla, nos lleva a la Vista Diseño, que permite establecer y modificar su estructura: definir los campos que contendrá y el formato de los datos.

Sus opciones principales son:

• Nombre del campo: en esta sección tenemos que ingresar los nombre de cada uno de los campos que conforman la tabla, es decir, los nombres de las diferentes columnas.

• Tipo de datos: este apartado permite indicar la clase de datos (por ejemplo, numero, texto, moneda, etc.) que contendra cada uno de los campos de la tabla. Debemos desplegar la lista de opciones y hacer click sobre el tipo de dato elegido.

• Descripcion: en este espacio podemos escribir comentarios sobre cada campo, es algo opcional.

IMPORTANCIA DEL TIPO DE CAMPO ELEGIDO

Debemos saber que es muy importante que elijamos el tipo de dato adecuado para ingresar la informacion de cada campo. De lo contrario, un tipo de dato incorrecto puede generar dificultades en el momento de registrar la informacion, ya que  si intentamos ingresar un dato que no corresponde con su clase, Access no permitira almacenarlo y nos presentara un mensaje de advertencia.

Práctica |1. Creación de una Base de Datos y diseño de varias tablas.

1) Crear una nueva Base de Datos. Llamarla "SUCURSAL"

2) Crear una tabla nueva para registrar la información de fichas de Clientes. Llamarla CLIENTES.
Estará compuesta por los siguientes campos:

3) Asignar como Clave Principal el campo ID_CLIENTE

4) Crear una tabla nueva para registrar la información de fichas de Articulos. Llamarla ARTICULOS.
Compuesta por los siguientes campos:

5) Asignar como Clave Principal el campo id_articulo
6) Crear una Tabla nueva para registrar la información de Pedidos. Llamarla PEDIDOS. Compuesta
por los siguientes campos:

7) Asignar como Clave principal el campo NUMPEDIDO

8) Crear una Tabla nueva para registrar la información de las zonas de Ventas. Llamarla ZONAS.
Compuesta por los siguientes campos:

9) Asignar como Clave principal el campo ZONA

Práctica 2. Adquirir práctica en el uso de las hojas de datos

1) Abra la tabla ARTICULOS, y llenela con 15 registros.

• Para los precios indique diversas cantidades entre 1000 y 50000 

2) Abrir la tabla ZONAS, y llenarla con los siguientes registros:

•  Sugerencia: zonas Norte, Sur, Este y Oeste

3) Abra la tabla CLIENTES y llenela con 15  registros.

• En el campo ZONAVENTAS utilice exclusivamente datos que haya insertado en el campo
id_zona  de la tabla ZONAS.
• Varios clientes deberán ser de Mexico, EUA y brasil.

Observe como las propiedades de campos que hemos definido, determinan el comportamiento de
Access al introducir datos y también que ocurre cuando intenta omitir ZONAVENTAS en algún registro (requerido).
Observe como los nombres de los campos difieren de los de las columnas en aquellos campos para los
cuales se ha definido la propiedad título.

4) Abrir la tabla PEDIDOS, y llenarla  con 15  registros:

• En el campo ID_CLIENTE  utilice exclusivamente datos que haya insertado en el campo id_cliente  de la tabla CLIENTES.
• En el campo ID_ARTICULO  utilice exclusivamente datos que haya insertado en el campo id_articulo  de la tabla ARTICULOS.
• En el campo UNIDADES  utilice numeros enteros
• En el campo FECHAPED  utilice formato de fecha corta 

5)Mueva la columna TELEFONO da la tabla CLIENTES  a la derecha de la columna NOMBRECLI.
6) Oculte las columnas DESCUENTO y ZONAVENTAS. Vuelva a mostrarlas. Pruebe otras.
7) Inmovilice la columna CODCLIENTE. Pruebe el efecto sobre el desplazamiento lateral de las
otras columnas. Libere esta columna tras la observación del efecto.

Práctica 3. Establecer relaciones entre tablas y experimentar con la integridad referencial.

1) Abrir la ventana de Relaciones.

2) Agregar las tablas CLIENTES, ARTICULOS, PEDIDOS y zonas para crear las relaciones entre las
mismas.

3) Crear las siguientes relaciones entre las tablas correspondientes:
Todas las relaciones se crearán exigiendo integridad referencial, con actualización y eliminación
en cascada. Guardar el diseño de la relación.